Algemene Voorwaarden

1. Definities

• Dienst — de AI-receptionistdienst aangeboden via ai-receptionisten.nl
• Aanbieder — Ai-receptionisten.nl, gevestigd te Almelo (KvK: 42003419)
• Klant — de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een abonnement afneemt
• Eindgebruiker — een persoon die belt naar of een bericht stuurt via het telefoonnummer of WhatsApp van de klant
• AI-receptionist — het AI-systeem dat namens de klant gesprekken beantwoordt en berichten afhandelt

2. Doel van de dienst

AI-Receptionisten.nl levert een AI-ondersteunde receptionistdienst voor zakelijke communicatie, waaronder het beantwoorden van algemene vragen, het aannemen van telefoongesprekken en WhatsApp-berichten, het registreren van terugbelverzoeken en het plannen, wijzigen of annuleren van afspraken.

3. Abonnement en betaling

De dienst is beschikbaar via een maand- of jaarabonnement:

• Maandelijks: €39 per maand, maandelijks opzegbaar
• Jaarlijks: €390 per jaar (2 maanden gratis), jaarlijks opzegbaar

Betaling vindt plaats via Stripe. Bij opzegging behoudt de klant toegang tot het einde van de lopende factureringsperiode. Na afloop wordt het telefoonnummer en de AI-receptionist uitgeschakeld.

4. Toegestane toepassingen

De dienst is geschikt voor:

• Algemene klantcommunicatie en telefonische bereikbaarheid
• Afspraakplanning, -wijziging en -annulering
• Veelgestelde vragen, openingstijden en route-informatie
• Prijsindicaties en terugbelverzoeken
• Vergelijkbare niet-gevoelige communicatie

5. Niet-toegestane toepassingen

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van AI-Receptionisten.nl en zonder aanvullende afspraken over privacy en compliance is het niet toegestaan de dienst te gebruiken voor:

• Medische intake of triage
• Verwerking van gezondheidsgegevens
• Juridische of andere hoog-risico intakeprocessen
• Processen waarbij bijzondere persoonsgegevens structureel worden verwerkt

6. Verantwoordelijkheid van klant

Klant is verantwoordelijk voor:

• De rechtmatigheid van het gebruik van de dienst binnen zijn of haar onderneming
• De informatie, kennis, instructies en inhoud die via het dashboard of andere koppelingen aan de AI wordt verstrekt
• Het informeren van eindgebruikers, bellers en berichtenverzenders over het gebruik van een AI-ondersteunde receptionist, voor zover dat op grond van toepasselijke wet- en regelgeving vereist is

7. Beperking van instructies aan de AI

Klant zal de AI niet instrueren om bijzondere persoonsgegevens uit te vragen, te bewaren of samen te vatten, en zal prompts, kennisbankinhoud en workflows hierop inrichten.

8. Internationale gegevensverwerking

Voor de uitvoering van de dienst kan AI-Receptionisten.nl gebruikmaken van externe technologie- en hostingpartners. Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte. AI-Receptionisten.nl zal daarbij passende contractuele en organisatorische waarborgen toepassen voor zover wettelijk vereist.

9. Subverwerkers

Klant stemt ermee in dat AI-Receptionisten.nl gebruikmaakt van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers voor onder meer telefonie, messaging, agenda-integraties, hosting en AI-functionaliteit. Een actuele lijst van essentiële subverwerkers wordt bekendgemaakt via de privacyverklaring.

10. WhatsApp-koppeling

Voor WhatsApp-functionaliteit kan een aparte activatiestap via Meta vereist zijn. Klant begrijpt dat voor die koppeling aanvullende voorwaarden van Meta en/of gekoppelde platformaanbieders gelden en dat AI-Receptionisten.nl niet verantwoordelijk is voor beperkingen of beleidswijzigingen van dergelijke derden.

11. Beschikbaarheid en aansprakelijkheid

Wij streven naar maximale beschikbaarheid van de dienst, maar kunnen geen 100% uptime garanderen. AI-Receptionisten.nl is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst of gevolgschade. De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de klant in de voorafgaande 3 maanden aan abonnementskosten heeft betaald.

12. Opschorting of beperking

AI-Receptionisten.nl mag het gebruik van de dienst beperken, tijdelijk uitschakelen of aanvullende voorwaarden stellen indien het concrete vermoeden bestaat dat de dienst wordt gebruikt in strijd met deze voorwaarden, toepasselijke privacywetgeving of de voorwaarden van ingeschakelde technologiepartners.

13. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel.

14. Contact